Серия «Юный менеджер»

• Сколько вообще напоминаний приходит в неделю и в день.

• Насколько важно в напоминании человеческое присутствие.

Ответственный за задачу

Повторяющиеся задачи, как правило - это контрольный обход задач с прошлой недели, сверка часов, раздача новых задач. У такой задачи может быть ответственным, как лид, так и сотрудник. Но важно, чтобы ответственный был назначен. Как правило, назначить на повторяющиеся задачи лучше конкретных людей, которым комфортно в операционке и нравится наводить порядок.

Когда задачи — не задачи

Если напоминания приходят каждый день, а то и не раз в день, и может даже по нескольким задачам — что-то не так. Повторяющиеся задачи могут быть раз в неделю, раз в месяц. Может быть задача, открывающая рабочую неделю и закрывающая её.

Когда на группу людей прилетают пачками напоминания и есть разные повторяющиеся задачи, то, скорее всего, это должностные инструкции и рабочий процесс. Надо просто всё это описать, упаковать, обложить инструментарием и метриками и убрать лишние уведомления.

Также, следите за собой. Чем меньше всплывающих и звенящих уведомлений, тем лучше. Идеально сделать так, чтобы вы ходили и сами проверяли напоминания. Иначе получится, что не вы работаете над системой, а система над вами. Если вами управляют напоминания, то, скорее всего, вы работаете в режиме хаоса. Выясните что это за задачи, какие действия вы выполняете. Сведите это всё к инструкциям и сделайте стандартным рабочим процессам.

Тактика пустого инбокса

Если вы не знакомы с этим принципом, крайне рекомендую его погуглить. Постарайтесь собрать все напоминания в одном месте. Скорее всего, таких мест будет три: рабочий мессенджер, рабочая почта, такс-трекер. Дальше действуйте как раз-два-три:

1. Отключите все уведомления

2. Составьте себе расписание дня. Заложите туда, что вы раз в X часов заходите в каждое место с уведомлениями и разбираете их

3. Включите только критичные уведомления — о предстоящих встречах, сообщения от начальника.

Когда настанет время проверки инбоксов — заходите и разбирайте их под ноль. И следующие пару часов снова спокойно работайте.

Итоги

• Сделайте коллектор задач, чтобы было минимум мест куда надо ходить и их проверять. Чат-бот или таск-трекер вам в помощь

• Повторяющиеся задачи должны иметь ответственного, кому нравится делать повторяющиеся вещи. Не назначайте туда творческую нестабильную личность

• Проверьте, является ли задача частью процесса, который где-то описан

• Используйте и обучайте других тактике пустого инбокса

Что-то забыл? Возможно. Подсказывайте и делитесь своим опытом организации рабочего процесса в комментариях здесь или под постом в моём ТГ-канале: https://t.me/the_young_manager/16

А ещё, если вы интересуетесь темой программирования и применения нейросетей для решения задач, то также можете почитать несколько новых постов у меня в тг.

В рамках бережливого производства есть несколько методологий, включая 5S (https://ru.wikipedia.org/wiki/5S), которые предлагают практические инструменты. Одним из инструментов 5S являются оптимизации маршрутов в рабочем пространстве.

Идея такая, что кто-то может понаблюдать со стороны за стандартным, но нестандартизированным процессом, сделать перестановку инструментов и понаблюдать ещё раз как изменилась продуктивность. В случае с верстаками, перекладывают буквально инструмент. Всё что нужно, где-то под руками, что не нужно — где-то в ящиках. Может быть перемещают станки и оптимизируют маршруты людей или деталей. Для примера добавил пример схемы с оптимизацией человеческих маршрутов.

Чтобы такое внедрить, важна хорошая культура в компании. Людям нужно объяснить проблему, варианты решений и создать условия для изменений - высвободить рабочее время на эксперименты и чётко прописать роли. Дальше это всё становится почти в игровой форме. Вот мы как-то все дружно и весело работали, потом сделали замеры и оказалось:

• 2 из 5 людей нашли способ ускорить свою работу в одном инструменте, про который не знают остальные;

• 1 из 5 людей чувствует себя перегруженным и постоянно перерабатывает, хотя остальные работают часов 6;

• одно и то же действие каждый сотрудник делает как-то по-своему, поэтому получаются на выходе иногда очень разные результаты, которые невозможно было предугадать;

• вся команда использует старый неэффективный подход, который должен был временно помочь наладить процессы, а стал их основой.

В реальной практике у меня были именно такие проблемы. Результатом замеров, перестановок и прописывания всех этих данных в СОП стало:

• все участники команды знают на какой процесс сколько тратить времени и какой должен быть результат;

• какие использовать инструменты и где на них инструкции;

• какие могут быть отклонения и что с ними делать;

• как проверить работу своего коллеги по цеху и дать ему оценку.

В целом, качественно составленная должностная инструкция и СОП не выглядят как официальный документ, а именно является инструкцией к рабочему дню, неделе или даже месяцу. Такое можно сделать как для исполнителей, так и для руководителей.

И главный залог успеха — не надо пытаться высосать из пальца оптимизацию там, где уже всё стандартизировано и расписано. Если только кажется, что было бы круто сделать, но нет понимания какую проблему решаем, лучше не делать.

А вы создавали должностные инструкции и СОП или следовали им? Расскажите в комментариях.

А ещё сегодня я опубликовал статью о том на какой обман натыкаюсь при поиске работы. Приходите читать и обсуждать в моём тг-канале: https://t.me/the_young_manager/74

Пример страницы бронирования сервиса, которым я пользуюсь сам:

Стоит это недорого и оно того стоит. Из зарубежных сервисов знаю такой Calendly, а из российских Планёрка, которым пользуюсь сам. Есть ли ещё аналоги — не знаю, но вы можете поделиться в комментариях. Или другими интересными сервисами, которые были бы полезны менеджеру.

Также, приглашаю вас в свой телеграм-канал, где я рассказываю и о других сервисах, кейсах, подходах для менеджмента. А сегодня написал статью про экономику проекта для Пикабу Игры: https://t.me/the_young_manager/72

Результатом такой работы стали умные и ответственные исполнители. Но не управленцы, способные мыслить категориями бизнеса, систем, окружения. Пока я им рассказываю про карты Шухарта и цикл Деминга в целом, они продолжают думать о решении одной прикладной проблемы. Когда я завожу вопрос о юридической и бухгалтерской стороне вопроса, я не получаю отклика, так как об этом никто не думал.

Если представить себе осознание менеджмента в виде спирали, то у меня получаются такие витки:

1. Исполнитель. Я работал и на конвейере завода, и дворником, и много кем из низшего звена.

2. Инициатор. Я не только делаю свою работу, но и организовываю чужую.

3. Ответственный. Я отвечаю за результат как старший в группе. Допустим, старший дворник %)

4. Руководитель. Я управляю несколькими Ответственными из разных областей предприятия.

5. Менеджер. Я ищу Инициаторов среди Исполнителей, пытаюсь прокачать их в Ответственных. А Ответственных в Руководителей.

6. Директор. Мне видны все показатели бизнеса и большинство взаимосвязей. Я могу управлять Руководителями из разных отделов. Нужно показывать великие результаты… и вот тут всё ломается.

Сейчас я пришёл к выводу, что есть какие-то фундаментальные проблемы либо в мышлении, либо в опыте моих Ответственных и Руководящих, что не позволяет им сдвинуться на виток выше. Может, это я не так учу и сам их застопорил. Но пока принял другую мысль:

Эта мысль касается и меня самого. Я не шарю во многих аспектах той же бухгалтерии и юридических вопросах. Поэтому на моём уровне должен быть опытный управленец и с этим опытом, с подходящим образованием. Качать уже нанятых бухгалтеров и юристов до уровня Директор будет просто очень долго и сложно, даже если получится.

Другой вывод, который я для себя сделал — это использовать внешние учебные центры. Хоть я и обладаю навыками преподавания и прошёл длинный путь, я всё равно не смог реализовать обучение так, чтобы получать желаемый уровень “выпускников”. И в будущем хочу найти курсы, где обучают системному менеджменту и попробовать направлять туда сотрудников.

Скорее всего, проверка гипотезы и составление выводов займёт не менее года. Так что в ближайшее время вряд ли что-то смогу ещё рассказать по этой теме. Но если у вас есть что рассказать, рассказывайте в комментариях или присылайте ссылки на свои посты.

Мой тг-канал, куда контент публикуется раньше, чем сюда: t.me/the_young_manager Жду вас там, но буду читать комментарии и тут.