Предпринимателю важно не терять контроль над своим бизнесом. Вовремя обнаружить неточность поможет инвентаризация — рассказываем о ней подробно.

Что такое инвентаризация

Это пересчет всех средств и активов компании: товаров на складе и в торговом зале, сырья, зданий и помещений, акций и денег.

Какая бывает инвентаризация:

• частичная и полная — проверка касается либо всех средств компании, либо их части, например, только одного склада;

• плановая и внеплановая — пересчет может быть как регулярным, так и внезапным, если внезапно нашли недостачу;

• обязательная и необязательная.

Кому и когда требуется проводить инвентаризацию

Пересчет обязателен при:

• подготовке годовой бухгалтерской отчетности;

• смене материально ответственных лиц;

• продаже и ликвидации фирмы;

• чрезвычайных ситуациях (например, сразу после затопления, пожара);

• внутреннем расследовании по факту хищения или порчи имущества;

• и в некоторых других случаях, описанных в стандарте.

Предприниматель может по желанию провести пересчет своих средств. Это поможет лучше понять состояние бизнеса, проверить точность работы с бухгалтерией, вовремя избавиться от просроченных товаров, заметить ошибки в системе учета.

А если не проводить

В России нет прямого штрафа за непроведение обязательной инвентаризации. Однако без нее бизнес может допустить ошибки в бухучете, которые приведут к неполной уплате налогов — а это уже чревато административной ответственностью по статье 122 НК РФ.

Поэтому даже те компании, которые не обязывают проводить инвентаризацию, заинтересованы в своевременном пересчете своего имущества, средств и активов.

Как провести инвентаризацию

Порядок проведения обязательной инвентаризации прописан в стандарте. Его ввели в 2023 году, и два года он носил рекомендательный характер. С 1 апреля 2025 года организации обязали следовать этому стандарту.

Стандарт бухучета распространяется только на обязательную инвентаризацию. Бизнес, который по своей инициативе проводит пересчет, может все организовать по-своему.

Ниже описали основные этапы для обязательной инвентаризации. При самопроверке компания может как досконально следовать им, так и упростить или даже отказаться от некоторых этапов.

Шаг 1. Издать приказ и собрать комиссию

Перед началом руководитель, его заместитель или главбух издает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем указывают название компании, объект проверки и имена членов инвентаризационной комиссии.

Сколько людей должно быть в комиссии, никак не регламентируется. Но хорошо, если больше двух: руководитель (его же обычно назначают председателем) и несколько сотрудников. Важно, чтобы члены комиссии имели представление о работе объекта, где проходит инвентаризация. Например, на пересчет товаров в магазине нет смысла звать дизайнера — нужны продавцы и товароведы.

Как быть с материально ответственными лицами: конечно, сам кладовщик не должен входить в инвентаризационную комиссию, которая проверяет его склад. Но его присутствие во время проверки важно, чтобы было меньше шансов оспаривания результатов.

Шаг 2. Составить опись

Опись — основной документ инвентаризации. Перечень наименований, количества и балансовой стоимости всего, что будут проверять на объекте.

Опись станет главным ориентиром для членов комиссии: в ней они отметят фактическое наличие или отсутствие, состояние и количество перечисленных активов.

Шаг 3. Провести проверку

Механика инвентаризации напрямую зависит от того, насколько компания автоматизировала процессы. Сотрудники могут ходить по складу со стопкой бумажных листов и отмечать позиции карандашом вручную, а потом часами сверять результаты. Более продвинутый и удобный способ — составить электронную опись, чтобы все члены комиссии работали в одном файле со своих смартфонов.

Вот как выглядит схема работы с устройством:

1. Сотрудник сканирует штрихкоды товаров с помощью терминала сбора данных.

2. Устройство само определяет, что за товар отсканирован, и фиксирует количество.

3. После инвентаризации на терминале формируется документ, в котором прописано, сколько и какого товара отсканировано.

4. Документ загружается в товароучетную систему (ТУС). Теперь в системе есть результат инвентаризации — можно обновить информацию об остатках.

Преимущества работы с терминалом сбора данных:

• Сотрудники работают быстрее, так как не нужно ничего записывать, считать и сверять.

• Ошибиться практически невозможно — ТСД сам определяет наименование и количество товара.

• В ТУС всегда хранится актуальная информация об остатках, так что проводить инвентаризацию можно реже.

Шаг 4. Подвести итоги

После проверки бухгалтер составляет сличительную ведомость, в которой перечислены все излишки и недостачи. Если таковых не обнаружили, ведомость не нужна.

Затем комиссия составляет протокол и главный документ — общую ведомость учета результатов инвентаризации, где собрана вся информация об излишках и недостачах из всех сличительных ведомостей.

Далее излишки нужно оприходовать — признать их наличие в бухгалтерском учете. А небольшие недостачи, наоборот — списать с баланса компании. Если же недостача оказалась значительной, ущерб будет обязан возместить материально ответственный сотрудник.

Как долго идет инвентаризация

Однозначного ответа на этот вопрос нет — все зависит от размеров компании, количества проверяемых объектов и используемых инструментов. Ходить по большому складу с блокнотами члены комиссии могут неделю, а сводить все результаты вместе с бухгалтерией придется еще несколько дней.

Чтобы управиться быстрее, разумно заранее подготовиться к проверке и внедрить инвентарные штрихкоды. Сотрудникам не придется искать товары одного типа — они будут сканировать все штрихкоды, которые видят, с помощью терминала сбора данных. А он будет передавать сведения прямиком в опись.