Мы живем в мире, где время – самый ценный ресурс, где нужен не только результат, но и скорость работы. Поэтому все больше людей ищут способы взломать личную продуктивность. Но у этой гонки есть побочный эффект – выгорание. Как научиться работать быстрее без потери качества, при этом не загоняя себя? Разбираем в статье.
Работать быстрее не значит больше сидеть за компом. Главный лайфхак – управлять своей энергией, а не временем. Мозг работает в циклах, и когда мы игнорируем природные ритмы, мы берем в долг у собственного когнитивного здоровья, теряем ясность мыслей, живем с туманом в голове.
Я раньше считал себя трудоголиком. У меня горели дедлайны, не было свободной минуты, чтобы встретиться с друзьями, любые личные дела откладывал на потом, потому что я всегда занят. Пока выгорание не пригвоздило меня к кровати. Мне стала безразлична любимая работа, и тогда я задумался: а действительно ли я был эффективным? Вечная занятость давала мне иллюзию продуктивности, но результаты моего труда оказались скромными.
А что делать, если все дедлайны прошли позавчера? Смысл стратегии не в том, чтобы сделать из себя ультра-продуктивную машину. Мозг невозможно заставить работать больше, но можно помочь ему работать естественно, получив максимум, играя по правилам.
Я пробовал десятки техник продуктивности, но настоящие сдвиги произошли только тогда, когда я сосредоточился не на попытках успеть больше, а на том, когда и как я работаю лучше всего.
Что у меня сработало?
Все знают, что наш организм работает согласно циркадным ритмам, но далеко не все биохакеры знают про ультрадианные ритмы. В течение дня мозг проходит циклы, когда он может быть гиперфокусирован 60-90 минут, а затем нуждается в восстановлении 15-30 минут. Это и нужно использовать на практике.
Схема идеально подходит для кодинга, аналитики, письма: 90 минут глубокой работы и 15-20 минут отдыха. Использовать можно до 4 полных циклов в день, у глубокой работы есть свои лимиты. Оставшееся рабочее время можно потратить на более поверхностные задачи.
Важен не только процесс работы, но и отдых. В перерыве запрещено залипать в телефон, разбирать задачи, даже общение может вытянуть из вас энергию. Ваша задача дать себе размяться: короткая прогулка, дыхательные практики, растяжка, йога или солнечный свет подойдут.
Лучшее время для работы – утро. Я рассматривал протоколы эффективности от топовых экспертов, и заметил тенденцию: они предпочитают работать с утра, и решать самые сложные вопросы в начале дня. Раньше я включался в работу после 14 ч, и не успевал решать важные задачи до ночи. Сейчас для меня самое активное время: с 8 до 12 часов. Это святое окно, ведь нет никакой почты, встреч или чатов. Только глубокая работа. Одна такая сессия эффективнее, чем 5 часов мельтешения днем.
Вечер – зона восстановления. Парадокс: чтобы не сгореть, нужно научиться останавливаться. Я перестал заниматься рабочими делами после 19 ч. Это далось мне тяжелее всего. Сначала на меня накатывали приступы тревоги, но спустя 2 недели график устоялся. Мой уровень энергии утром стал выше, я начал лучше высыпаться, а дел стало меньше, потому что я стал успевать намного больше.
Отслеживание продуктивности. Тим Феррис, автор стратегии 4-часовой рабочей недели, советует определить в начале дня 1-2 цели. Спросите себя, решение какой задачи сделает ваш день эффективным? Начинайте с работы над ней, а остальные дела решайте факультативно.
Вот это ровно я к четвергу.
Подводим итог
Важно понять, что получить результат в 2 раза быстрее – это не про сверхусилия, а про настройку собственной системы. Я вовремя понял, что работать нужно умнее, а не больше. Многозадачность на самом деле враг, лучше 2 часа глубокой работы, чем 8 часов в горящем режиме.
Как вы привыкли справляться с большим потоком работы, избегая выгорания? Поделитесь своим опытом в комментариях.
Рабочий день закончился, а он остается. В пятницу, виляя хвостом, бежит к начальству просить ключи от офиса, чтобы поработать в выходной, а если не получает желаемого, просит высочайшего соизволения взять работу на дом. Когда остальные коллеги начинают намекать или говорить в открытую, делает вид, что не понимает. «Таня, пойдем домой, рабочий день закончился», «Нет, я еще задержусь на полчасика, столько сделать еще нужно». Или. «В выходные нужно личными делами заниматься», «Я тогда работу сделать не успею. Кто, кроме меня?». Самое опасное, что вскоре у таких людей появляются «последователи», и вот уже вам, которые уходят вовремя, косо смотрят вслед, а спустя время уже предлагают, как Штирлицу, «остаться», затем ситуацию быстро просекает руководство и вот уже «у нас на фирме принято задерживаться после работы, а иногда и в выходные выйти». Если Вы считаете, что переработчики выполняют большой объем работы, то ошибаетесь. Толку от них обычно меньше, чем от остальных сотрудников, но эти люди открывают окно Овертона.
Тип 2. Рубаха-парень.
Обычно это не парень, а гиперобщительная и веселая женщина, угощающая всех конфетами, обожающая чаепития с откровенными разговорами, причем о себе может рассказать довольно пикантные подробности, вплоть до того, в каких позах с любовником. Если Вы бесхитростный и неискушенный человек, то можете не знать, что это делается специально для того, чтобы получить ответную откровенность от Вас, а когда подвернется случай… вуаля! Вся нелицеприятная правда о Вас достанется, как туз из рукава!
Очень яркий пример моей подруги. Работая в одной фирме, она жаловалась, что любое ее слово, и не только ее, незамедлительно доходит до начальника. «Дятел» вскрылся только через полгода. Им оказалась «душа компании», любящая поговорить «за жизнь» женщина средних лет. Почти каждый день она устраивала некое подобие Гайд-парка, где всенепременно начинала ругать руководство. Остальные охотно подхватывали тему, хая начальников на чем свет стоит и вскоре у этой дамы на каждого коллегу был пухлый кейс компромата, чем она с удовольствием и пользовалась, убирая неугодных.
Возьмите себе за правило никогда плохо не говорить о людях за спиной. Во-первых, это некрасиво, а, во-вторых, все слова имеют свойство рано или поздно доходить до адресата. А если уж захотелось это сделать, заведите личный дневник или расскажите вечером на кухне второй половинке, но не посторонним людям.
Тип 3. Левша.
Нет, это не тот, кто держит мышь от компьютера левой рукой, а любитель «левачить» в рабочее время. Если Вы сидите на твердом окладе, нет проблем, к тому же жаловаться на таких не имеет смысла – заработаете себе репутацию стукача, и, как правило, руководство обычно с такими в доле. Да и следить, что делает сотрудник в рабочее время - удел начальства. Но если Вам платят по хозрасчету, выработке, есть премия и КРI, то получается, что остальной коллектив работает «за себя и за того парня», который решил, что самый умный и ему деньги нужнее, чем остальным, поэтому в рабочее время можно прокатиться на чужой шее.
Тип 4. Борец за справедливость.
Он ловит каждое слово, сказанное в офисе, наблюдает, кто как работает, сколько получает, чтобы учинить вселенское торжество справедливости, желательно в кабинете руководства: «Как работает Зина и как работает Эмма! А получили-то они одинаково!», «А почему Ваня получил за ту же самую работу, что и я на тысячу рублей больше?», «Егор вчера опоздал на работу, а зарплата как у меня, а я никогда не опаздываю!». Не обольщайтесь, однажды Вы тоже падете его жертвой!
Как показывает практика, бороться с подобными персонажами бесполезно. Да и нужно ли? Поэтому я за твердый хороший оклад без всяких сделок и премий, чтобы не впадать в зависимость от них.
10:00 — дейлик. 11:00 — созвон по релизу. 13:00 — демо. 15:00 — «созвончик с продактом на пару минут». 16:00 — ещё один. 17:30 — ретро. 18:30 — теперь можно поработать.
Я жил так больше года. Если вам это знакомо, вы наверняка поймёте, почему однажды после очередного созвона с шефом после 22:00 я психанул и написал заявление.
Не подумайте, я не против созвонов. Я против, когда ими пытаются залатать дыры в управлении командой. Чтобы избежать вечных созвонов на новой работе, разобрался, почему управляющие так любят.
И вот что вышло.
Дисклеймер: эту статью написал для YouGile проджект-менеджер из крупной компании. По понятным причинам имена не раскрываем.
Как мы все дошли до жизни такой
Совещания были всегда. Но после ковида менеджеры испугались тишины: «Раз мы не видимся, давайте хотя бы созваниваться».
Логика понятная. Только прошло несколько лет, офисы вернулись, а многие так и живут в режиме постоянных совещаний.
Чтобы не быть голословным, покажу календарь подруги:
Исследователи за бугром даже выяснили, что перегрузка созвонами вызывает дискомфорт. Явление называют зум-усталостью: это когда мозг устаёт от череды планёрок, внимание рассеивается, появляется тревога от того, что ты всегда на виду.
Но дело не только в усталости.
Почему после планёрок хочется лечь и смотреть в потолок
Созвоны бесят, потому что это часто неудобный, навязчивый и бессмысленный формат, который врывается в рабочий день и вытягивает энергию.
Вот почему ещё люди ненавидят созвоны.
1. Нет чёткой повестки. Обычно встречи проходят без ясной цели, а решения принимаются далеко не на каждой. Руководители сами признают их неэффективными — и всё равно продолжают собирать. Просто потому что так принято.
Это опыт моего товарища:
«У нас по четвергам митинг» — и никто уже не спрашивает, зачем. Людей зовут «обсудить задачу», звонок начинается с «ну что» и заканчивается сорокаминутной болтовнёй по любым вопросам.
При этом сотрудники перерабатывают именно из-за встреч: созвон созвоном, а отчёт себя сам не допишет.
2. Приглашены все «на всякий случай». Типичное демо или планёрка: десять человек на звонке, трое молчат, двое не до конца понимают, что происходит, остальные по очереди говорят «у меня нет вопросов».
Чем больше людей на встрече, тем ниже личная вовлечённость. Это банальный эффект группы: ответственность размывается, и каждый думает, что кто-то другой точно разберётся. В итоге часть участников просто выключает камеру и занимается своими делами. А докладчик чувствует себя так, будто ведёт урок у шестиклашек, которые попутно играют в доту.
3. Вовлечённость напоказ. Мне доводилось вести демо на двадцать человек с полностью выключенными камерами. Каждые пять минут спрашиваешь: «Коллеги, есть ли вопросы?» — и в ответ тишина. Ощущение, будто разговариваешь в пустоту.
Другая крайность — обязательные включённые камеры, потому что «так принято». Иногда это превращается в спектакль с натянутой мимикой и попыткой выглядеть бодрым в 8 утра.
Когда у всех, кроме тебя «проблемы с камерой»:
4. Звонки без предупреждения. Моё любимое — когда пишут «Есть минутка?» и сразу кидают инвайт на созвон. А ты сидишь за задачей или наконец вышел пообедать или именно сегодня ну вообще не хочется ни с кем говорить. Особенно тяжело тем, кто и так устает от постоянной коммуникации.
Кирилл, привет, если ты это читаешь :)
5. Встречи по мелочам. Порой созвоны инициируют из-за мелочи, которая решается одним комментарием в трекере. Часто дело не в срочности, а в том, что человеку проще объяснить устно, чем аккуратно сформулировать мысль письменно. А страдают от этого его коллеги.
6. Опоздания. Созвон назначен на 11:00, организатор заходит в 11:07: «Извините, был на другом звонке». Пока сотрудники ждут модератора, они обсуждают что угодно: потом сложно вернуться к сути. Такие встречи почти всегда проходят менее продуктивно.
7. Зрелища, которые вы не просили. Кот на клавиатуре, кричащий ребёнок, муж, случайно вышедший из душа во время квартального отчёта. В некоторых международных компаниях это считается милой частью корпоративной культуры.
Что делать, если вы сами проводите эти встречи
В какой-то момент я понял, что бессмысленно злиться на культуру созвонов, если ты сам её поддерживаешь. Поэтому начал с простого — пересобрал собственные привычки.
Перестать назначать созвоны по умолчанию. Многие встречи появляются не потому, что они нужны — просто менеджерам проще. «Давайте обсудим голосом» звучит быстрее, чем «сформулирую мысль письменно».
Я стал сначала задавать себе вопрос: «Это точно нельзя решить в комментарии?» Если можно — пишу коллеге. Если нет — тогда уже созваниваемся.
Оказалось, что половина звонков отпадает сама.
Переносить обсуждение в таск-трекер, а не в Zoom. Мы работаем в системе управления проектами YouGile, она простая и бесплатная для небольших команд. Здесь в каждой задаче есть чат, куда кидаем файлы или уточняем детали.
Прямо в переписке удобно заводить задачи, я иногда так и делаю — помогает не забывать про договорённности с коллегами.
Если нужно объяснить что-то голосом или показать экран, я записываю короткое видео или голосовое — оно автоматически расшифровывается.
Смотреть статусы в системе, а не спрашивать их вслух. Раньше я регулярно собирал людей, чтобы понять, что происходит по задачам. Сейчас сперва открываю доску со сводками. Сводки — это колонки, в которых карточки отсортированы по заданным критериям, например, по дедлайнам или исполнителям.
У меня выходит своего рода наблюдательный пункт, с которым легко оценить картину по проекту: где просрочка, где блокер, где коллегам нужна помощь.
Если всё видно в системе, отдельная встреча ради «апдейта» просто не нужна.
Звать только тех, кто действительно нужен. «Позовём всех, вдруг кому-то пригодится» — так себе аргумент. Перед каждой встречей я смотрю список участников и честно отвечаю себе: «Этот человек участвует или просто наблюдает?» Если наблюдает — ему достаточно отправить итоги в задаче.
Чем меньше людей на звонке, тем быстрее и конкретнее разговор.
Сокращать длительность. Час — это просто настройка по умолчанию в календаре, а не священная цифра.
Когда я начал ставить 25 или 45 минут, ничего не развалилось. Люди просто начали говорить по делу, потому что времени меньше.
Готовиться заранее. В GitLab действует чёткое правило: No agenda, no attenda. Причём повестка оформляется как живой документ в Google Docs, где можно вместе что-то править во время встречи.
Я начинаю каждую встречу с одного вопроса: что хотим на ней решить? Простая штука, которая сразу меняет ход разговора.
Чтобы не держать это в голове каждый раз, проще завести шаблон и по нему прописывать в календаре повестку для всех участников. Направлять её надо заранее.
Покажу примеры повестки для наглядности:
⛔Обсудим апдейты.
✅Зафиксируем статус блокеров, пересоберём план задач под новый дедлайн.
Всегда фиксировать результат. Если после встречи никто не понимает, что делать дальше, значит, её можно было не проводить.
Я либо сам фиксирую итоги, либо прошу сделать это во время звонка: что решили, кто отвечает, к какому сроку. И сразу отражаю изменения в задачах. Без этого созвоны начинают повторяться.
Чтобы ничего не упустить, использую разные сервисы, например расширение для хрома tl;dv. Оно записывает созвоны Google Meet и Zoom, делает расшифровку и может выделить основные тезисы.
А если вы просто сотрудник, который очень устал?
Иногда кажется, что ты просто заложник чужого календаря. Я через это проходил, и часть вещей реально работает.
Бронировать время для работы. Если в календаре пусто, туда обязательно кто-то что-то поставит. Созвон на 8 утра, пятиминутка в 18:30, «быстро синканёмся».
Я начал заранее ставить себе блоки — час утром или кусок после обеда — и помечать их как занятые. Так я мог спокойно поработать без страха, что меня вытащат на очередной созвон.
Учиться отказывать без чувства вины. Самое сложное — сказать, что ты на встрече не нужен. Вы бы знали, как меня трясло, когда я это говорил. Но вообще заметил, что, если формулировать это спокойно, то и люди реагируют нормально.
Например:
«Кажется, я тут не очень полезен. Скиньте итоги в задачу — подключусь, если понадобится».
«Сейчас завал, давайте в комментариях, отвечу быстрее».
«Не смогу подключиться, но если будет что-то важное — дайте знать».
Например, в Asana поощряют сознательный отказ от встреч, если человек понимает, что он там не нужен. Для меня это пример зрелой позиции.
Предлагать другой формат общения. У нас был период ежедневных созвонов в 9 утра. Все подключались полусонные, мямлили планы и расходились. В какой-то момент я предложил писать задачи в чат до 10:30 и собираться раз в неделю по проблемам. И всем стало намного проще.
Иногда достаточно просто сказать вслух, что текущий формат неэффективен.
Не втягиваться в звонки «на минутку». Сообщение «есть минутка?» не обязывает сразу нажимать «принять».
Можно ответить текстом, попросить сформулировать вопрос письменно— часто половина «срочных» вопросов рассасывается уже на этом этапе. В крайнем случае, можно отправить голосовое.
Знаю, что в некоторых российских компаниях есть день без созвонов — например, по средам. Формально это экономия времени и денег (о чём я уже писал выше), но по факту — ещё и передышка для людей.
Подытожу
Созвоны становятся пыткой, когда теряют смысл. Хочется пообщаться — устройте встречу в баре или коворкинге. Нужно прояснить задачи — напишите коммент. Всё-таки нужен созвон — пусть он будет коротким, с чёткой повесткой и конкретным результатом.
Коммуникация — такой же рабочий навык, как любой другой. Его можно и нужно прокачивать, если хочется тратить время на ту самую работу, ради которой вы тут.
Как дела с созвонами в вашей компании? Делитесь опытом, хочется собрать побольше лайфхаков.
В одной канторе была такая система. Есть 9 работников отдела, одного из нас приказом начальник назначал главным. Грубо говоря этот человек был прослойкой между рабочими и им. Суть работы заключалась в том, чтобы делать отчёты по работе своего отдела и передавать их начальству, плюс контролировать работу собственно подчиненых, передавать указания начальства, контролируя выполнение, ну и шишки от начальства за всё так же получаешь за каждого подчиненого.
Теперь к сути. Работу построил просто. Каждый работник делает что хочет, но если что то происходит, то звонит мне и я решаю этот вопрос. За месяц сделал так, что теперь мой отдел работал спокойно, все общение с другими отделами только через меня.
раньше любой сотрудник другого отдела мог спокойно позвонить любому из моих и оторвать его от своих дел. Звонили постоянно по всякой мелочи. Я это искоренил и за это мне все были благодарны.
У нас было 2 района, я отвечал за свой район, у второго района отдел поменьше но тоже был свой ставленник как я, но раздолбай.
Через полгода происходит так сказать ЧП. В том районе чел забухал и по бухачу сломал себе что то и оказался в больнице. Никому об этом не сообщил. Начальство бегало искало сотрудника, пропал человек и всё. Когда нашли вызвали почему то именно меня на ковёр.
Сидит начальство и допрашивает меня, почему я такой сякой не слежу за своими сотрудниками, что теперь из за этого им и мне жопа будет. Москва за это всем вставит. На моё объяснение, что это не мой сотрудник, они ответили, что это херня, что я должен был следить и за тем отделом, ведь тот ставленник дебил и с него ничего не возьмёшь. А раз я выполняю работу нормально, то должен был и за тем отделом присматривать.
После моего ответа, что я отвечаю за свой отдел, а за чужой не отвечаю и не собираюсь отвечать, так как он находится в другом районе и мне ездить и контролировать туда не сперлось меня собственно понизили то обычного рабочего и заменили на лояльного сотрудника, который свою работу не делал, в общем был второй раздолбай, но при этом кланялся перед начальством и их это устраивало. Всю его работу раскидали по работникам отдела
В отношениях такая же хуйня встречается, в основном конечно девушки этим страдают но и у парней бывает.
Простой пример - двоюродный брат жил с девушкой у него в квартире, милая такая дама, спокойная и тд. Я раз в пару - тройку месяцев к нему забегал пива попить, все норм было.
Она в наследство получила квартиру и уломала брата переехать туда... Короче это милая девушка превратилась в лютую мигеру. Пива попить? Вы алкаши ебанные, совсем охуели бухать у меня дома. ну и тд.
Мне теперь интересно - если они поженятся на сколько она охуеет еще)
