Как Гугл-таблицы чуть не свели наш цех с ума. История начальника производства, который в одиночку написал ERP-систему
Всем привет! Меня зовут Александр и я — начальник производства металлоконструкций. Я не классический IT-специалист в белой рубашке, который видел станки только на картинках. Я знаю, что такое срыв сроков, брак, ночные смены и бесконечные поиски виноватых, когда цех встает из-за того, что «кто-то забыл заказать металл».
Сегодня я хочу рассказать, как мы пытались управлять производством через Google Таблицы, почему это привело к тотальному хаосу, и как мне пришлось самому написать ERP-систему, чтобы спасти свои нервы и деньги компании.
Иллюзия контроля, или, почему Excel не работает для производства
Когда компания небольшая, табличек хватает. Но как только пошел поток заказов, начался ад. У нас было всё: собственное производство, перепродажа товаров, десятки сотрудников. И всё это велось в огромных, неповоротливых Гугл-таблицах.
Вот с чем я сталкивался каждый день:
Черная дыра снабжения.
Это была главная боль компании. Заявок на закупку комплектующих — море. Они терялись в чатах WhatsApp,Битрекс,Телеграм, зависали на согласованиях у руководства.
А когда приходило время собирать заказ, оказывалось, что нужных деталей просто нет, по причине что заявка была отклонена(потому что показалась слишком дорогой или слишком большой), но сотрудник, который знал об этом в аврале просто забыл про это. Цех стоит, сроки горят, заказчик в ярости. А кто виноват? Правильно, виноват всегда только 1 человек — это конечно я начальник производства.
Слепые заказы.
В гугл-таблице не видно реальной картины. Это просто бесконечные строчки текста- которые статично стоят на месте и если ввести в строчку с заказом всю необходимую информацию, она превратиться в неуклюжего монстра который замёт пол экрана, некоторые заказы с учётом КМД выполняются месяцами, при том что каждый день идут новые заказы, а значит заказ уходит глубоко вверх в гугл-таблице и постоянно нужно искать и скролить что бы найти его и посмотреть его детали. Приходилось постоянно прыгать между папками, чтобы найти чертежи или понять, на каком этапе деталь.
Разборки из-за зарплаты.
Учет КТУ (коэффициент трудового участия), выходов в смену, штрафов за нарушение техники безопасности и опозданий велся вручную. В конце месяца расчет зарплаты превращался в детективное расследование (думаю кто ведёт гугл таблицы прекрасно знает об этом когда работает в цеху 20 человек. нужно потратить немало времени что бы поскролить туда сюда и посмотреть информацию по каждому сотруднику.
Внедрять тяжелые системы вроде 1С мы не были готовы: это дорого, долго и требует нанимать отдельного программиста, который всё равно не понимает логику работы цеха. И тогда я решил: я сам напишу программу под наши реалии, напишу именно то, что нам нужно без воды, без лишних кнопок.
Как я оцифровал цех: что умеет моя система
Я сел за код. Мне не нужны были тысячи лишних кнопок. Мне нужен был простой пульт управления производством, где всё наглядно.
Вот 5 модулей, которые изменили всё:
Модуль «Снабжение» (Моя гордость). Я сделал так, что теперь каждая заявка на закупку — это карточка. Видно, всю историю: кто её создал, у кого конкретно она сейчас на согласовании, и сколько дней она там висит. Снабжение стало прозрачным на 100%. Никто больше не мог сказать «я не видел заявку». Простои из-за нехватки материалов сократились на 80%, сейчас можно легко увидеть на каком этапе была самая большая задержка и проработать это, я так же поставил уведомления в телеграмм, как только заявка попадает к ответственному лицу за работу с ней, ему тут же прилетает сообщение об этом. время обработки заявок сократилось на 95%.
Текущие заказы. Заказы автоматически сортируются по срокам сдачи. В одной карточке собрано всё: чертежи, статус заказа, наличие КМД, Материалов, всё что нужно купить по заказу и сколько это стоит, и комментарий. Навел мышку — и сразу понимаешь картину, сколько осталось времени до сдачи, когда был оплачен, в общем всё что нужно для максимальной удобности работы с заказом.
Прозрачный «Цех». Я завел карточки на весь персонал. Теперь Мастер в конце смены занимается этим ставит опоздания на смену, отмечает больничный, начисляет КТУ или вписывает штраф — дело двух кликов. А к моменту выплаты ЗП у меня (и у руководства) есть готовая, понятная база без единой ошибки.
Склад и отгрузки. Мы разделили производственные заказы и товарные (то, что просто перепродаем). Как только заказ упакован, он автоматически падает на склад, а по факту отгрузки — в архив.
Финансы. Руководство наконец-то увидело реальную картину: авансы, зарплаты и, самое главное, честную себестоимость отгруженных заказов - (себестоимость работы учитывая стоимость часа работы каждого специалиста над конкретным заказом и всю закупочную ведомость) естественно без учёта налогов, аренды итд. - только то что касается производства, я ведь по сути делал это просто для удобства своей работы.
Оказалось, чтобы навести порядок в цеху, не обязательно покупать корпоративных монстров за миллионы. Достаточно оцифровать здравый смысл.Если будут вопросы пишите, если есть свой опыт в решении подобных проблем, рассказывайте.
Список текущих заказов, который сам сортируется по срокам отдачи заказа, здесь есть всё что нужно для руководителя и начальника производства номер заказа, статус, синий квадратик С- то что находится в закупе. комментарий, сколько дней до отгрузки итд
Здесь мы видим карточку заказа, можно открыть и посмотреть чертежи, посмотреть историю заказа и закупки
Здесь мы провалились в изделия которые содержаться в заказа, тут Мастер проставляет фактическое время затраченное на каждую операцию и людей которые выполняли это. Вся эта информация потом помогает планировать производство и считать себестоимость.
моя гордость, раздел снабжение - тут видно статус заявки у кого и сколько она находится, сколько стоит общий счёт. а так же видна общая сумма всех заявок на сегодня.
Пример заявки на снабжение есть сумма по каждому заказу отдельно, счёт может содержать несколько заказов. так же всё чётко видно когда создана заявка. кому и когда передана вообщем всё что нужно для контроля.
































